Input:

Smernica upravujúca spisový, archívny, a skartačný poriadok účtovných písomností a účtovných záznamov

10.1.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

1.14 Smernica upravujúca spisový, archívny, a skartačný poriadok účtovných písomností a účtovných záznamov

Ing. Miriam Majorová; PhDr. Jozef Sýkora, MBA

Stiahnuť dokument


Názov organizácie:    
Názov internej smernice: Spisový, archívny a skartačný poriadok účtovných písomností a účtovných záznamov 
Poradové číslo smernice:    
Vypracoval:    
Schválil:    
Dátum vyhotovenia internej smernice:    
Za správnosť smernice zodpovedá:    
Za dodržiavanie smernice zodpovedá:    
Platnosť internej smernice:    
Prílohy:    

Článok I

Právna úprava

Spôsob a lehoty archivácie účtovnej dokumentácie sa riadi ustanoveniami § 35 a 36 zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov a vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z.z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. Ak je rozpočtová organizácia a obec platiteľom dane z pridanej hodnoty, potom sa riadi aj ustanoveniami § 76 zákona č. 222/2004 Z.z. o DPH.

Článok II

Spisový poriadok

Základnými evidenčnými pomôckami pre spisovú službu sú: Doručovacia kniha – kde si prijímací orgán vyznačí prijaté písomnosti, ktorých prevzatie sa potvrdzuje podpisom a dátumom prevzatia.Podací denník – kde sa zapisujú písomnosti prijaté a vlastné s vyjadrením, ako bolo nakladané s písomnosťou a kde je daná písomnosť uložená.Register – sa vedie, ak vzhľadom na množstvo evidovaných spisov nestačí orientácia podľa podacieho denníka. Môže byť menný, vecný, členený podľa miesta a pod.Inštrukcie – sú poznámky o pridelení spisu a záväzných podmienkach jeho vyradenia.Protokol – pre utajované písomnosti.  

Do doručovacej knihy vedenej v podateľni sa zapisujú všetky došlé písomnosti, určené na presun do jednotlivých odborov, a to podľa dátumu doručenia. Ďalej sa v doručovacej knihe uvádza číslo priradené podateľňou, meno a evidenčné číslo odosielateľa a ďalšie skutočnosti potrebné pre rozpočtovú organizáciu a obec. Doručovacia kniha musí byť označená názvom rozpočtovej organizácie a obce a rokom, v ktorom je používaná. Zápisy a podpisy v nej sa realizujú trvalým spôsobom, čitateľne a v prípade chybného zápisu sa neprelepujú ani nevymazávajú, ale škrtajú tak, aby zostali čitateľné.

Podacie denníky sú vedené na všetkých odboroch. Evidencia v nich zachycuje nasledovné skutočnosti:

- ktoré písomnosti boli presunuté jednotlivým odborom na vybavenie,

- ktoré písomnosti vznikli v odboroch z vlastnej činnosti,

- kto písomnosti vybavoval,

- akým spôsobom a kam boli písomnosti odoslané,

- kde sú písomnosti uložené.

Za prijatie a vedenie evidencie podacieho denníka zodpovedajú vedúci samostatných odborov alebo ich poverení pracovníci. Došlá písomnosť, resp. písomnosť vzniknutá na odbore dostáva na odbore samostatné evidenčné číslo a je do denníka zapísaná v poradí, ako bola doručená resp. bola vytvorená. Okrem evidenčného čísla priradeného odborom a dátumu doručenia, resp. vzniku písomnosti sa uvádza aj meno a evidenčné číslo odosielateľa, stručný obsah podania, prílohy, kto písomnosť vybavuje, akým spôsobom bola písomnosť vybavená, komu a kedy bolo vybavenie odoslané a značka uloženia. Písomnosti zasielané z iných odborov na vyjadrenie alebo nahliadnutie sa do podacieho denníka odboru, ktorý sa k veci vyjadruje, nezapisujú, ale tento odbor o nich vedie samostatnú evidenciu. Odbor, ktorý písomnosť presúva na vyjadrenie alebo nahliadnutie inému odboru, si o tom vedie evidenciu a sleduje jeho vrátenie. Zápisy sa realizujú trvalým spôsobom, čitateľne a v prípade chybného zápisu sa neprelepujú ani nevymazávajú, ale škrtajú tak, aby zostali pôvodné údaje čitateľné. V prípade, že sa do podacieho denníka zapíšu rôzne skratky, musí byť zabezpečený zoznam týchto skratiek s uvedením ich významu a priložený k podaciemu denníku.

Evidencia prijatých písomností 

Príjem všetkých došlých písomností, vrátane balíkov, faxov a iných správ realizuje podateľňa. Pri došlej písomnosti podateľňa skontroluje adresu (či neznie omylom na inú organizáciu a obec), neporušenosť obalu a prílohy.

Ak bola písomnosť podaná osobne, potvrdí jej príjem.

Ak bola písomnosť podaná priamo niektorým odborom, je povinnosťou podať písomnosť podateľni na zaevidovanie.

Zásielky súkromného charakteru (ak je na prvom mieste v adrese uvedené meno) sa doručujú neotvorené, bez evidenčného čísla.

Podateľňa roztriedi časopisy, brožúry a knihy patriace jednotlivým odborom a zapíše do doručovacej knihy, v ktorej odbory potvrdia príjem. Tieto zásielky sa neoznačia podacím razítkom.

Podateľňa označí došlú písomnosť razítkom organizácie a dátumom doručenia.

Vybavovanie písomností 

Po prevedení uvedených zápisov v podacom denníku sa písomnosti presúvajú príslušným spracovateľom jednotlivých odborov. Meno spracovateľa sa poznamená na pečiatke podacieho razítka. Ak z písomnosti resp. z iných predpisov nevyplýva lehota na jej vybavenie, potom lehota vybavenia sú 3 týždne (účtovná jednotka si zvolí ľubovoľne).

Odpovede na došlé písomnosti sa evidujú, vybavujú a odosielajú pod evidenčným číslom došlej písomnosti. Pokiaľ sú písomnosti vybavované telefonicky, resp. osobným stykom, uskutoční sa o tom na písomnosti príslušný záznam.

Pracovník, ktorý vec vybavuje, je povinný vyhotoviť koncept vybavenia, na ktorom uvedie:

presnú adresu adresáta, stručné označenie veci, o ktorú ide, prípadne evidenčné číslo písomnosti adresáta, na ktorú odpovedá,  
naliehavosť a spôsob doručenia,  
počet výtlačkov, ktorý má byť priložený,  
zoznam adresátov, ktorým má byť písomnosť zaslaná,  
návrh, ako má byť so spisom nakladané, ukladací znak, skartačnú lehotu atď.  

Pracovník, ktorý odpovedá na písomnosť, zodpovedá za úplnosť, správnosť a vecnosť vybavenia. O známych neistotách je povinný informovať podpisujúceho.

Odosielanie a doručovanie písomností 

Vybavené písomnosti určené na odoslanie presúvajú jednotlivé odbory do podateľne v dobe od .......... do .......... hodiny. Podateľňa ich pripravuje na odoslanie a triedi podľa adresátov. Niektoré písomnosti možno združiť.

Písomnosti sú odoslané alebo doručené nasledovnými možnými spôsobmi:

- obyčajnou poštou,

- obyčajnou poštou s využitím primárnej zásielky,

- doporučene,

- s doručenkou.

Podpísane návratky posúva podateľňa odboru, ktorý písomnosť odosielala, na založenie k spisom.

Doporučené zásielky, zrýchlené a balíkové zásielky sa zapisujú do poštovej podacej knihy, resp. listu, v ktorej pošta potvrdzuje ich prevzatie.

Údaje o vybavení a uložení písomnosti sa zapisujú do podacieho denníka odboru okamžite po vybavení a odoslaní písomnosti.

Článok III

Archívny poriadok

U spracovateľa sa ponechávajú spisy z bežného roku a písomnosti zatiaľ nevybavené.

Písomnosti sú po vybavení ukladané do príručnej spisovne jednotlivých odborov podľa vecného hľadiska. Za správu príručnej spisovne zodpovedá poverený pracovník príslušného odboru. Spisy v príručnej spisovni sú označené na hlavičke skratkou príslušného odboru, ďalej je potrebné uviesť druh písomnosti, ukladací znak, časový rozvrh písomnosti, skartačný znak a lehotu na vyradenie.

Zapožičanie písomností a ich vrátenie do príručnej spisovne sa evidujú.

O premiestnení sa vedie tiež jednoduchá evidencia.

Plán úschovy účtovnej dokumentácie

Účtovná jednotka vyčlení priestor na archív a uschováva účtovnú dokumentáciu podľa vopred stanoveného archivačného poriadku oddelene od ostatných písomností a záznamov, po dobu určenú lehotami pre ich úschovu. Pred uložením do archívu musia účtovné záznamy usporiadať pracovníci, ktorí ich používali pre svoju prácu, a uložiť tak, aby po predpísanú dobu boli v pôvodnom stave a zabezpečené pred poškodením a zneužitím. Účtovná jednotka si vypracuje konkrétny plán archivácie účtovných záznamov v súlade s príslušnými právnymi predpismi.

Plán úschovy účtovných písomností by mal obsahovať nasledovné ustanovenia:

- miestnosť archívu,

- osobu zodpovednú za vedenie archívu,

- spôsob usporiadania a označenia účtovných písomností prevzatých do archívu,

- spôsob a termín na odovzdávanie účtovných písomností do archívu,

- spôsob vypožičiavania účtovných písomností z archívu a ich vrátenie do archívu,

- skartačný poriadok.

Uchovanie a ochrana účtovnej dokumentácie podľa zákona o účtovníctve 

Účtovné písomnosti a účtovné záznamy sú dôležitým preukazným materiálom, ktoré sa musia starostlivo uschovať, aby sa mohli použiť pri kontrole a pri objasnení nezrovnalostí. Rozpočtová organizácia a obec je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, zničeniu alebo poškodeniu, ďalej je povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.

Účtovné záznamy sa uchovávajú podľa § 35 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov:

- účtovnú závierku a výročnú správu - 10 rokov,

- účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh – 5 rokov,

- účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva – 5 rokov po roku, v ktorom sa naposledy použili,

- ostatné účtovné záznamy počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky,

- účtovné záznamy týkajúce sa daňového, správneho, trestného, občiansko- súdneho a iného konania - do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie,

- mzdové listy, daňové doklady alebo inú dokumentáciu vyplývajúcu z osobitných predpisov - počas doby ustanovenej v § 35 ods. 3 zákona o účtovníctve podľa toho, akú funkciu plní pri vedení účtovníctva,

- účtovné doklady a iné účtovné záznamy týkajúce sa záručných lehôt a reklamačných konaní po dobu, po ktorú lehoty alebo konania trvajú,

- účtovné záznamy týkajúce sa nezinkasovaných pohľadávok, resp. nezaplatených záväzkov - do konca roka nasledujúceho po roku, v ktorom došlo k ich inkasu resp. zaplateniu.

Archivácia dokladov podľa zákona o DPH 

Platiteľ dane je povinný uchovávať faktúry a iné doklady v zmysle § 76 zákona o dani z pridanej hodnoty .

Archivácia dokumentov podľa zákona o archívoch a registratúrach a prislúchajúcej vyhlášky 

Podľa § 4 ods. 2 zákona o archívoch a registratúrach patria do sústavy archívov aj verejné archívy, ktorými sú okrem iných aj archívy štátnych orgánov, štátnych rozpočtových organizácií, mestské archívy a archívy samosprávnych krajov. Práva a povinnosti zriaďovateľa archívu sú ustanovené v § 6 ods. 1 a 2 zákona o archívoch a registratúrach , resp. práva a povinnosti vlastníka archívneho dokumentu sú ustanovené v § 8 zákona o archívoch a registratúrach .

Archív je povinný:

vykonávať predarchívnu starostlivosť a preberať archívne dokumenty od ich pôvodcu alebo vlastníka (t.j. preberať archívne dokumenty do archívu),  
evidovať archívne dokumenty, ktoré prebral, udržiavať evidenciu v súlade so skutočným stavom a oznamovať zmeny v evidencii,  
ochraňovať archívne dokumenty pred odcudzením a poškodením,  
sprístupňovať archívne dokumenty vrátane vypracúvania archívnych pomôcok,  
vydať bádateľský poriadok (upravuje organizáciu štúdia archívnych dokumentov, ochranu archívnych dokumentov pri štúdiu, vyhotovovanie odpisu, výpisu, potvrdenia z archívneho dokumentu, kópie archívneho dokumentu a prístup k evidencii archívnych dokumentov a k archívnym pomôckam, ktoré archív spravuje),  
umožňovať výkon štátneho odborného dozoru (dozorom je ministerstvo),  
umožňovať prístup k archívnym dokumentom, archívnym pomôckam a k evidencii archívnych dokumentov, ktoré prebral,  
vypracúvať program vyhotovovania konzervačných kópií (t.j. kópia archívneho dokumentu vyhotovená spravidla na mikrofilme) a o programe informovať Slovenský národný archív,  
zabezpečovať a zasielať jedno vyhotovenie konzervačnej kópie najvýznamnejších archívnych dokumentov Slovenskému národnému archívu.  

Pri hodnotení záznamu sú v zmysle § 2 vyhlášky rozhodujúce tieto kritériá:

obsah záznamu definovaný v § 3 vyhlášky (t.j. informačná sýtosť záznamu, pôvodnosť jeho obsahu, závažnosť informácií a jedinečnosť obsahu záznamu),  
význam pôvodcu záznamu v § 4 vyhlášky (z hľadiska jeho pôsobnosti, činnosti a vplyvu v oblasti jeho pôsobenia),  
obdobie vzniku záznamu (t.j. význam obdobia vzniku záznamu pre spoločnosť alebo pôvodcu záznamu),  
jedinečnosť vyhotovenia záznamu (t.j. výnimočná formálna úprava, najmä výtvarné spracovanie, jazyk, písmo, písacia látka a pečať),  
hodnovernosť záznamu (údaje potvrdzujúce pravosť záznamu, najmä podpis; pri hodnotení hodnovernosti registratúrneho záznamu je to najmä číslo spisu, odtlačok pečiatky a podpis pôvodcu registratúry),  
vlastnosti nosiča záznamu (jeho trvanlivosť a schopnosť archívu zabezpečiť jeho ochranu).  

V zmysle § 9 vyhlášky sa označuje znakom hodnoty “A“ registratúrny záznam, ktorý spĺňa kritériá hodnotenia záznamu. Tento znak sa navrhuje v návrhu registratúrneho plánu pre každú vecnú skupinu takýchto registratúrnych záznamov a následne schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho poriadku podľa kritérií hodnotenia záznamu. Potom sa znak uvedie podľa schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku a na obale registratúrneho záznamu. Znak hodnoty “A“ sa uvádza aj v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a v zozname odovzdávaných archívnych dokumentov.

V zmysle § 10 vyhlášky sa navrhne lehota uloženia pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov bez ohľadu na znak hodnoty v návrhu registratúrneho plánu, ak ju neustanovuje napríklad zákon o účtovníctve. Navrhne sa počet rokov lehoty uloženia tak, aby mu umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude organizácia potrebovať na svoju činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností. Lehota uloženia sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho poriadku a nesmie sa vyradiť registratúrny záznam uložený v registratúrnom stredisku pred uplynutím schválenej lehoty uloženia. Lehota uloženia sa podľa schváleného registratúrneho plánu uvedie v registratúrnom denníku, na obale registratúrneho záznamu arabskou číslicou, aj v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a v zozname odovzdávaných archívnych dokumentov.

Podľa § 14 vyhlášky sa preberanie archívnych dokumentov uskutočňuje na základe preberacieho protokolu vyhotoveného archívom, ktorého súčasťou je zoznam odovzdaných archívnych dokumentov vyhotovený odovzdávajúcim. S archívnymi dokumentmi sa odovzdávajú aj evidenčné pomôcky podľa registratúrneho poriadku. Jedno vyhotovenie preberacieho protokolu je určené odovzdávajúcemu (vzor preberacieho protokolu je uvedený v prílohe č. 4 vyhlášky).

V zmysle § 16 vyhlášky zahŕňa ochrana archívneho dokumentu uloženého v archíve činnosti a opatrenia na jeho zachovanie a ochranu pred jeho odcudzením a poškodením zapríčineným:

vyhotovením záznamu na nosiči, ktorý neumožňuje jeho zachovanie,  
umiestnením archívu v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky stanovené vo vyhláške,  
manipuláciou,  
požiarom,  
vodou,  
degradačnými činiteľmi,  
vystavovaním.  

Pritom ochrana archívnych dokumentov pred poškodením sa zabezpečuje preventívnou ochranou v zmysle § 17 ods. 2 vyhlášky , konzervovaním v zmysle § 17 ods. 3 vyhlášky a reštaurovaním v zmysle § 17 ods. 4 vyhlášky (vzor protokolu o konzervovaní / reštaurovaní archívneho dokumentu je uvedený v prílohe č. 5 vyhlášky).

V zmysle § 9 a 10 zákona o archívoch a registratúrach vedie každý archív evidenciu archívnych dokumentov, ktorú tvoria:

- evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov, ktoré prebral. Bezodkladne po ich vyhotovení zasiela príslušnému štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou na zaradenie do jeho evidencie. V zmysle § 35 vyhlášky obsahuje spravidla tieto údaje o súbore archívnych dokumentov:

identifikačné údaje súboru archívnych dokumentov, a to názov archívu, názov súboru archívnych dokumentov, meno a priezvisko alebo názov pôvodcu archívnych dokumentov, časový rozsah vzniku archívnych dokumentov, množstvo,  
vlastníctvo,  
zloženie súboru archívnych dokumentov,  
fyzický stav,  
sprístupnenie,  
obmedzenie prístupu a čas jeho trvania,  
dátum prevzatia do archívu,  
poradové číslo prírastku.  

Ak dôjde k zmene údajov o súbore archívnych dokumentov v dôsledku jeho sprístupnenia, doplnenia, zmeny jeho vlastníka alebo v dôsledku obmedzenia prístupu alebo jeho zrušenia, archív vyhotoví nový evidenčný list. Pôvodný evidenčný list sa priloží ku knihe prírastkov.

- kniha prírastkov, ktorá obsahuje údaje o súboroch archívnych dokumentov bez súborov archívnych dokumentov prevzatých do zmluvnej úschovy (vzor knihy prírastkov je uvedený v prílohe č. 6 vyhlášky),

- kniha depozitov , ktorá obsahuje údaje o súboroch archívnych dokumentov prevzatých do zmluvnej úschovy. Evidujú sa tu depozitné zmluvy, ktoré sa k nej prikladajú (vzor knihy depozitov je uvedený v prílohe č. 7 vyhlášky),

- kniha úbytkov obsahujúca údaje o súbore archívnych dokumentov vyradenom z evidencie archívu. Ku knihe úbytkov sa prikladá aj záznam o vyradení z evidencie, súhlas ministerstva a evidenčný list vyradeného súboru archívnych dokumentov (vzor knihy úbytkov je uvedený v prílohe č. 8 vyhlášky).

V zmysle § 39 vyhlášky sa evidenčný list vedie v písomnej forme a v elektronickej forme. Kniha prírastkov, kniha depozitov a kniha úbytkov sa vedú v písomnej forme chronologicky. Zápis v nich sa vykonáva bezodkladne po prevzatí súboru archívnych dokumentov do archívu alebo po doručení záznamu štátneho archívu o vyradení z evidencie. Ručný zápis sa vykonáva čitateľne dokumentačným atramentom. Pri každej oprave alebo zmene zápisu v evidenčnom liste, knihe prírastkov, knihe depozitov a knihe úbytkov sa uvedie dátum, meno a priezvisko zamestnanca, ktorý opravu alebo zmenu zápisu vykonal, a jeho podpis.

V zmysle § 40 vyhlášky poskytuje archív na štúdium archívne dokumenty riadne označené a usporiadané v lehote a množstve uvedenom v bádateľskom poriadku archívu (vzor bádateľského poriadku archívu je uvedený v prílohe č. 9 vyhlášky) bádateľovi po vyplnení bádateľského listu a žiadanky o poskytnutie požadovaných dokumentov (vzor bádateľského listu je uvedený v prílohe č. 10 vyhlášky). Ak archív poskytuje na štúdium kópie archívnych dokumentov, ktoré obsahujú informácie, ku ktorým je obmedzený prístup, archív ich predloží bez týchto informácií.

V zmysle § 42 vyhlášky archív osvedčuje odpis, výpis, potvrdenie alebo kópiu archívneho dokumentu, ktoré sa majú použiť na úradné účely, osvedčovacou doložkou a odtlačkom úradnej pečiatky (vzor osvedčovacej doložky je uvedený v prílohe č. 11 vyhlášky).

Článok IV

Skartačný poriadok

Vyraďovanie dokumentov podľa zvoleného spôsobu účtovnej jednotky 

Vyraďovanie písomností sa riadi skartačným radom, ktorý obsahuje:

- spisové (ukladacie) znaky,

- skartačné znaky – skartačnými znakmi sa jednotlivé písomnosti označujú už pred ich uložením do spisovne účtovnej jednotky. Podľa nasledovných znakov sa po uplynutí skartačných lehôt navrhnú písomnosti v tzv. skartačnom konaní:

- znak “A“ (archív) - písomnosti, ktoré po uplynutí skartačnej lehoty prevezme príslušný archív do trvalej archívnej starostlivosti (napríklad A 5 je označená písomnosť, ktorá po piatich rokoch po vybavení sa trvalo uloží do archívu),

- znak “S“ (skart) - písomnosti, ktoré po uplynutí skartačnej lehoty môžu byť zničené (napríklad S 5 znamená, že po piatich rokoch úschovy sa zničí),

- znak “V“ (výber) - písomnosti, u ktorých sa po uplynutí skartačnej lehoty rozhodne, či sa prevezme do archívu do trvalej archívnej starostlivosti alebo môžu byť zničené (napríklad V 5 znamená, že po piatich rokoch sa posúdi, či sa uloží do archívu alebo sa dá na zničenie).

- skartačné lehoty - skartačnými lehotami sa určí doba, počas ktorej zostávajú písomnosti uložené v spisovniach účtovnej jednotky. Skartačné lehoty začínajú plynúť 1. januárom nasledujúceho roka po vybavení písomnosti. Ak účtovné jednotky naďalej nevyhnutne potrebujú písomnosti pre svoju činnosť, môžu skartačnú lehotu po prerokovaní s príslušným archívnym orgánom predĺžiť. Skartačné lehoty nemožno skrátiť.

Návrhy na vyradenie písomností

Po uplynutí skartačných lehôt sa vykoná vyradenie písomností v skartačnom konaní, t.j. rozpočtová organizácia a obec predloží príslušnému archívnemu orgánu písomný návrh na vyradenie písomností, ktoré už nie sú potrebné pre jej činnosť, pričom skartačné návrhy sa predkladajú archívnemu orgánu v pravidelných lehotách s ním dohodnutých. Ku skartačnému návrhu pripojí rozpočtová organizácia a obec zoznamy všetkých písomností, ktoré sú predmetom skartačného konania. Písomnosti v týchto zoznamoch sú roztriedené do skupín podľa skartačných znakov “A“, “V“ aj “S“.

Dozor nad vyraďovaním písomností

Archívny orgán v rámci dozoru nad vyraďovaním písomností v skartačnom konaní preverí, či skartačný návrh nadväzuje na predchádzajúce skartačné konanie, zistí stav predarchívnej starostlivosti o písomnosti a splnenie predpokladov pre riadny priebeh skartačného konania; odborne posúdi podľa určených kritérií, ktoré písomnosti navrhované na vyradenie majú trvalú dokumentárnu hodnotu, udelí písomný súhlas na zničenie písomností bez trvalej dokumentárnej hodnoty a schváli zápisnicu o skartačnom konaní; upozorní na zistené nedostatky a navrhne ich odstránenie, prípadne uloženie príslušného opatrenia za porušenie povinností.

Vyraďovanie dokumentov podľa zákona o archívoch a registratúrach a prislúchajúcej vyhlášky 

V zmysle § 18 ZAR  zákona o archívoch a registratúrach rozhoduje o dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov pri ich vyraďovaní vo vyraďovacom konaní ministerstvo. Vyraďovanie registratúrnych záznamov pozostáva z prípravy vyraďovacieho konania podľa § 19 ZAR zákona o archívoch a registratúrach a z vyraďovacieho konania podľa§ 20 ZAR zákona o archívoch a registratúrach . Pôvodca registratúry vyraďuje registratúrne záznamy najmenej raz za päť rokov. V odôvodnenom prípade si pôvodca registratúry môže dohodnúť inú lehotu.

V štádiu prípravy vyraďovacieho konania sa vypracuje návrh na vyradenie registratúrnych záznamov uložených v registratúrnom stredisku, ktorým uplynula lehota uloženia (vzor návrhu na vyradenie je uvedený v prílohe č. 1. vyhlášky). Súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy všetkých vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadaných podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku. Zoznamy sa zostavujú osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov so znakom hodnoty “A“ a osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty “A“ (vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom a bez znaku “A“ navrhnutých na vyradenie sú uvedené v prílohe č. 2 a 3 vyhlášky).

V samotnom vyraďovacom konaní sa posudzuje:

úplnosť predloženého návrhu na vyradenie,  
nadväznosť predloženého návrhu na vyradenie na predchádzajúce vyraďovacie konanie,  
správnosť zaradenia registratúrnych záznamov do príslušného zoznamu podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry platného v čase ich vzniku.  

Vo vyraďovacom konaní možno po posúdení dokumentárnej hodnoty vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty “A“ rozhodnúť o tom, že niektoré z nich majú trvalú dokumentárnu hodnotu, a preradiť ich do zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty “A“, resp. ich pôvodca registratúry zničí.

Registratúrne záznamy označené znakom hodnoty “A“ pôvodca registratúry odovzdá príslušnému archívu.

Pôvodca registratúry vyznačí vyradenie a zničenie registratúrnych záznamov v evidencii registratúrneho strediska.

Článok V.

Elektronický archív organizácie

Do archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty, ktoré spĺňajú podmienky ustanovené osobitným predpisom. Preberané elektronické archívne dokumenty obsahujú štruktúrované údaje o ich obsahu, štruktúre, väzbách a správe definované cieľovým informačným systémom vrátane informácie o ich hodnovernosti; ak neobsahujú požadované údaje, archív ich s uvedením dôvodu v elektronickej podobe nepreberie.

Takéto archívne dokumenty možno prebrať v listinnej podobe. Do archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty vo formátoch ustanovených osobitným predpisom.
Pri preberaní elektronických archívnych dokumentov sa overuje ich predpísaný formát a možnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.

Vzor č. 1

Spisový a skartačný plán písomností

Všeobecná správa a riadeniePor. č. Druh dokumentov Označenie 
1. Operatívne riadenie    
   poriadky a zápisnice zo zasadnutí orgánov aj s prílohami, správy o výsledkoch hospodárenia, stave majetku, o prognózach a zámeroch činnosti organizácie  A  
   rozhodnutia orgánov  A  
   vnútroorganizačné normy a interné predpisy (pracovný poriadok, organizačný poriadok, spisový poriadok atď.)  A5  
   vnútroorganizačné normy a interné predpisy na iných organizačných celkoch organizácie  S5  
   rozhodnutia, smernice, príkazy, obežníky štatutárnych orgánov  A5  
   zápisnice z pracovných porád vedenia  A5  
   zápisnice z pracovných porád vedenia na iných organizačných celkoch organizácie  S5  
   zápisnice z rokovaní na iných organizačných celkoch spoločnosti  S5  
   správy o kontrole plnenia ročných a dlhoročných úloh, výročné správy  A5  
   správy o kontrole plnenia čiastkových úloh, resp. úloh s termínom splnenia do 1 roka  S5  
   ročné a dlhodobé rozbory, delimitačné protokoly  A10  
   krátkodobé analýzy a rozbory  S5  
   projekty a štúdie rozvoja organizácie riadenia  A10  
2. Právna agenda    
   zakladateľská listina  A  
   stanovy organizácie a ich zmeny  A  
   notárske zápisy, živnostenské listy, koncesné listiny  A  
   delimitačné protokoly  A10  
   obchodné zmluvy  A5  
   úverové zmluvy, poistné zmluvy  V5  
   výpisy z katastra nehnuteľností  A5  
   majetkovoprávne zmluvy  A5  
   súdne spory  V10  
   pracovno-právne spory  S5  
   právne posudky  V5  
   vyjadrenia k právnym predpisom  S5  
   právne stanoviská k návrhom zmlúv  S5  
   podkladová dokumentácia k certifikácii  A5  
   právna korešpondencia  V5  
3. Agenda kontroly    
   záznamy z pracovných porád  S5  
   plány kontrol a revízií  S5  
   správy z ročných kontrol a revízií  A5  
   správy z operatívnych kontrol a previerok  S5  
   všeobecné záležitosti, informácie, pokyny  S5  
   dokumentácia k medzinárodnej štandardizácii (ISO normy)  A5  
   korešpondencia  V5  
4. Agenda obrany, civilnej obrany obyvateľstva a protipožiarnej ochrany    
   záznamy z pracovných porád  S5  
   protokoly z kontrol štátneho odborného dozoru  A5  
   správy o stave CO a PO  V5  
   smernice a pokyny k CO a PO - vlastné  A5  
   smernice a pokyny k CO a PO - cudzie  S1  
   evidencia návštev  S3  
   priepustky – povolenia vstupu do organizácie  S1  
   strážne predpisy - vlastné  A5  
   strážne predpisy - cudzie  S5  
   knihy denných hlásení a rozpisy strážnej služby  S5  
   evidencia preukazov zamestnancov  S5  
   evidencia služobných zbraní  S10  
   výcvik pracovníkov v CO  S5  
   evidencia materiálu CO  S5  
   protokol písomností obsahujúcich utajované skutočnosti  A5  
   požiarna kniha  A5  
   záznamy z kontrol protipožiarnej techniky  S5  
   záznamy z kontroly dodržiavania predpisov o PO  S5  
   záznamy o školení PO  S5  
   korešpondencia  S5  
5. Odborná správa záznamov a archív    
   podacie denníky  A  
   pomocná evidencia  S10  
   návrhy na vyradenie písomností, zoznamy a protokoly o vyradení  A5  
   evidencia prírastkov do “podnikového archívu“  A5  
   evidenčný list archívneho fondu  A  
   zoznamy a protokoly písomností preberaných do registračného strediska  S10  
   poštové knihy a iné evidencie poštových zásielok  S3  
   evidencia prijatých a odoslaných faxových správ  S1  
   objednávky na rozmnožovanie písomností  S1  
6. Styk s verejnosťou a reklama    
   záznamy z tlačových konferencií a zo stretnutí s novinármi  V5  
   prehľady a výstrižky článkov, fotografický, filmový a zvukový materiál týkajúci sa organizácie  A5  
   vlastné periodikum  A5  
   vlastné reklamné publikácie organizácie  A  
   kroniky a pamätné knihy  A  
   korešpondencia  V5  
Personálna práca, Vzdelávanie, BOZP, Sociálna starostlivosťPor. č. Druh dokumentov Označenie 
1. Personálna práca    
   vlastná metodika, smernice a pokyny personálnej práce  A5  
   rozbory, analýzy a projekty personálnej práce  A5  
   ročné prehľady o počte a štruktúre zamestnancov  A5  
   záznamy z pracovných porád úseku  S5  
   osobné spisy riaditeľov a významných členov organizácie (po ukončení činnosti) - ich žiadosti o prijatie, dotazníky, evidenčné listy, zápočtové listy, materské dovolenky, neplatené voľno, čestné prehlásenia, pracovné a služobné zmluvy, doklady o funkčnom zaradení, platové dekréty a výmery, kvalifikačné posudky a doklady, kárne opatrenia, výsledky psychologických skúšok a testov, výpovede, žiadosti o rozviazanie pracovného pomeru, pracovné hodnotenia, výstupné a prepúšťacie listy, likvidačné listy  A  
   osobné spisy ostatných zamestnancov  V5  
   popisy pracovných činností  V5  
   konkurzné konania na vyššie funkcie  V5  
   žiadosti, dotazníky a iné písomnosti neprijatých uchádzačov  S5  
   úpravy pracovnej doby, pracovné úľavy, preraďovanie zamestnancov  S5  
   pracovnoprávne písomnosti brigádnikov, praktikantov a štipendistov  S5  
   evidencia dochádzky, evidencia dovoleniek, dovolenkové lístky  S3  
   dohody o pracovnej činnosti, dohody o vykonaní práce  S10  
   dohody o hmotnej zodpovednosti (po strate platnosti)  S5  
   dochádzkové lístky, priepustky  S3  
   korešpondencia  V5  
2. Sociálna starostlivosť    
   programy a prehľady sociálneho rozvoja, písomnosti o výsledkoch sociálnych prieskumov  A5  
   evidencia materských dovoleniek a neplateného voľna, prihlášky, odhlášky a zmeny nemocenského poistenia, dávky nemocenského poistenia, štatistické hlásenia o pracovnej neschopnosti, evidencia o pracovnej neschopnosti  S5  
   zabezpečovanie stravovania zamestnancov  S5  
   vyznamenania zamestnancov a životné jubileá  A5  
   korešpondencia  V5  
3. Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci (BOZP)    
   písomnosti o organizácii a metodike BOZP  V5  
   protokoly z kontrol, nálezy a posudky o zdravotnom, hygienickom a bezpečnostnom stave v organizácii  A5  
   záznamy z pracovných porád  S5  
   záznamy o vstupných a periodických školeniach BOZP  S5  
   evidencia úrazov a havárií  S5  
   záznamy o ťažkých a smrteľných pracovných úrazoch  A5  
   záznamy o ostatných pracovných úrazoch  S5  
   evidencia vydaných osobných ochranných pracovných prostriedkov  S5  
   písomnosti ohľadne zakázaných prác žien a mladistvých, o nočných prácach žien  S5  
   korešpondencia  V5  
4. Vzdelávanie    
   študijné a učebné osnovy vlastných školiacich stredísk, ročné prehľady činnosti vlastných školiacich stredísk  A5  
   správy o zahraničných stážach a študijných pobytoch  V5  
   evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie zamestnancov, evidencia o vydaní dokladov o odbornej kvalifikácii  A10  
   písomnosti o odbornej praxi a odborných výcvikoch absolventov škôl  S5  
   učňovské zmluvy  S10  
Technický rozvoj, informatika, výskum a ochrana životného prostrediaPor. č. Druh dokumentov Označenie 
1. Technický rozvoj    
   záznamy z pracovných porád úseku  S5  
   koncepcie, štúdie, prognózy a plány technického rozvoja  A5  
   záverečné správy úloh technického rozvoja, posudky, expertízy a rozbory, štatistické výkazy technického rozvoja  A5  
   návrhy a požiadavky na riešenie rozvoja techniky  S5  
   materiály o spolupráci s inými subjektami  V5  
   vlastné technicko-hospodárske normy  A5  
   štátne a odborné normy po strate platnosti, doklady o pripomienkovaní technických noriem  S5  
   doklady o prevádzke technických zariadení  S10  
   revízne správy technických zariadení po ukončení životnosti  S5  
   opravy zariadení  S5  
   zavádzanie patentov a vynálezov do výroby  A5  
2. Informatika    
   koncepcie rozvoja riadiaceho a informačného systému  A5  
   testy hardvéru, sietí a systémového softvéru  S5  
   metodika k vlastným programom po ukončení používania  A5  
   metodika k cudzím programom po ukončení používania  S3  
   záznamy z údržby výpočtovej techniky a informačných sietí  S5  
3. Výskum    
   ročné a dlhodobé plány výskumných úloh  A5  
   podkladový materiál k výskumným úlohám, správy o plnení plánu výskumných úloh  S10  
   výskumné správy a štúdie, oponentské konanie  A10  
4. Ochrana životného prostredia    
   koncepcie ochrany a tvorby životného prostredia  A5  
   protokoly z kontrol orgánov štátneho dozoru  A5  
   dokumentácia o zavádzaní ekologických postupov a opatrení, o medzinárodnej spolupráci na projektoch ochrany životného prostredia,  V5  
   stanoviská k výberu technológií investičných zámerov  V5  
Obchodné a súvisiace činnosti, ceny a propagáciaPor. č. Druh dokumentov Označenie 
1. Zásobovanie, nákup a predaj    
   ročné plány nákupu a predaja zásob  S10  
   ročné štatistické výkazy  A5  
   obchodné zmluvy (nákup a predaj)  V10  
   správy zo služobných ciest  V5  
   dodacie a nákladné listy, interné faktúry, normy zásob  S5  
   dokumentácia k inventarizácii zásob  S5  
   evidencia zásob na sklade, príjemky a výdajky  S3  
   knihy objednávok zásob  S5  
   skladová evidencia (výkazy, karty, dodávkové príkazy, príkazy na expedíciu)  S5  
   evidencia predaja a fakturácia  S5  
   colné písomnosti, colné deklarácie  S10  
   hlásenia colného skladu  S5  
   reklamácie zásob a služieb  S5  
   výkazy o čerpaní pohonných hmôt  S5  
   žiadanky na prepravu, záznamy o prevádzke služobných vozidiel  S1  
2. Ceny    
   vlastné cenníky výrobkov, tovarov a služieb  A5  
   ročné štatistické prehľady tvorby cien  A5  
3. Propagácia    
   dokumentácia k účasti na veľtrhoch a výstavách  V5  
   vzorkovnice  A5  
   ocenenia výrobkov, katalógy, prospekty, reklamy, publikácie  A  
   stanoviská, vyjadrenia, odporúčania  S5  
Investičná činnosťPor. č. Druh dokumentov Označenie 
1. Všeobecne    
   štúdie dlhodobého rozvoja, ročné a dlhodobé plány investícií  A5  
   krátkodobé a čiastkové plány investícií  S5  
   rozpisy investícií a objektov  S3  
   evidencia stavu investícií  S5  
   zákazky na veľké investície (aj s podkladmi) a výberové konania  A5  
   ostatné investičné zákazky  S5  
   investičné zmeny, investičné požiadavky  S5  
   dokumentácia o účasti na výberových konaniach  V5  
   korešpondencia  S5  
2. Investičná výstavba    
   rozpočty a bilancie stavieb  A5  
   záznamy z rokovaní s projektovými a dodávateľskými firmami  S5  
   projekty nových realizovaných stavieb  A5  
   základná dokumentácia stavieb (majetkovoprávna dokumentácia, korešpondencia o výstavbe)  A5  
   geometrické a zastavovacie plány  A5  
   rozhodnutia stavebných úradov (stavebné a užívacie povolenia, povolenia na rekonštrukciu a adaptáciu)  A5  
   fotodokumentácia stavieb, objektov a ich okolia  A5  
   pasporty budov a stavieb po zbúraní  V  
   znalecké posudky  A5  
   doklady z kolaudácie stavieb (kolaudačné protokoly, delimitačné protokoly, uvedenie stavieb do trvalej prevádzky)  A5  
   kalkulácie  S5  
   harmonogramy dodávok a sledovanie ich plnenia  S5  
   záverečné a súhrnné vyúčtovanie stavieb  A5  
   čiastkové vyúčtovanie stavieb  S5  
   záznamy z kontrolných dní po ukončení stavby, stavebné denníky po ukončení stavby  S5  
   čiastkové vyúčtovanie stavieb, záznamy z kontrolných dní, po ukončení stavby, stavebné denníky, po ukončení stavby  S5  
3. Stroje a zariadenia    
   evidenčné listy a karty strojov po ich vyradení  S3  
   dokumenty o generálnych opravách strojov  S5  
   knihy inštalovaných strojov, čiastkové plány rozmiestnenia strojov, výkresy a fotodokumentácia strojov  S5  
   pasporty strojov po vyradení  S5  
   prehľady o využití kapacity strojov a zariadení  S1  
   protokoly z revízií a prehliadok strojov a zariadení  S10  
   písomnosti o údržbe strojov a zariadení  S5  
Výroba a kvalitaPor. č. Druh dokumentov Označenie 
1. Výroba    
   analýzy, koncepcie a prognózy výroby  A5  
   ročné a výhľadové plány výroby  A5  
   čiastkové a operatívne plány výroby  S5  
   ročné štatistické výkazy a rozbory výroby  A5  
   štvrťročné a mesačné štatistické výkazy a rozbory  S5  
   technologické predpisy a receptúry  A  
   diagramy výroby a spotreby energií  S5  
   evidencia spotreby materiálov  S3  
   výdajky materiálu  S1  
   prevádzkové knihy (nákladov, surovín, zákaziek)  S3  
   prevádzkové zápisy o priebehu výroby, výrobné knihy a denníky  S5  
   generálne opravy strojov  S5  
2. Kvalita    
   predpisy o kvalite výrobkov, vlastné  A5  
   záznamy štátneho odborného dozoru z kontroly kvality výrobkov  A5  
   rozbory kvality výrobkov  A5  
   výkazy a knihy nepodarkov  S5  
Informačná sústava - financie, účtovníctvo a mzdyPor. č. Druh dokumentov Označenie 
1. Finančné záležitosti    
   záznamy z pracovných porád úseku  S5  
   vlastné smernice a metodické pokyny  A5  
   cudzie smernice a metodické pokyny  S5  
   ročný rozpočet a finančný plán  A5  
   mesačné a štvrťročné finančné plány  S5  
   ročné štatistické výkazy a rozbory  A5  
   mesačné a štvrťročné štatistické výkazy a rozbory  S5  
   rozdelenie zisku  A5  
   daňová agenda  S10  
   úverová agenda (po splatení úveru) a styk s bankami  V5  
2. Účtovníctvo    
   účtový rozvrh, účtová osnova a postupy účtovania  S5  
   projektovo-programová dokumentácia k vedeniu účtovníctva, zoznam číselných znakov, symbolov a skratiek  S5  
   účtovné doklady – pokladničné doklady, bankové doklady, daňové dobropisy, ťarchopisy, výplatné listiny, vyúčtovania tuzemských a zahraničných pracovných ciest, obratové predvahy  S5  
   operatívna evidencia a ďalšie písomnosti, ktoré nemajú charakter účtovných dokladov  S2  
   faktúry došlé a odoslané, investičné  S10  
3. Účtovné knihy    
   knihy došlých a odoslaných faktúr  S5  
   knihy syntetických a analytických účtov  S5  
   knihy pohľadávok a záväzkov  S5  
   denníky zaúčtovania dávok a zborníky  S5  
   pokladničné knihy  S5  
4. Inventarizácia majetku a záväzkov    
   dokumentácia k riadnym a mimoriadnym inventarizáciám  A  

 Váš názor
Čo by ste zmenili na tomto portáli?
 Úspešne odoslané
Input: